Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

KI Bürgerlotse
Hilpertstraße 31
64295 Darmstadt
E-Mail: kontakt@ki-bürgerlotse.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

a) Beim Besuch der Website Beim Aufrufen unserer Website schuch-ai.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners,

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

• Name und URL der abgerufenen Datei,

• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),

• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,

• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,

• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie

• zu weiteren administrativen Zwecken.

b) Bei Nutzung unseres Kontaktformulars oder anderer Kommunikationswege Wenn Sie uns per Kontaktformular oder per E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

4. Weitergabe von Daten Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),

• die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),

• für die Weitergabe eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),

• dies gesetzlich zulässig ist und für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Cookies und Opt-In/Opt-Out Unsere Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an und enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

Beim ersten Besuch unserer Website wird ein Cookie-Banner angezeigt, das Ihnen die Möglichkeit gibt, der Verwendung bestimmter Cookies zuzustimmen oder diese abzulehnen. Essenzielle Cookies, die für den Betrieb der Website notwendig sind, können nicht deaktiviert werden.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Interessen Dritter nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich.

Cookie-Einstellungen ändern Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder Ihre Cookie-Einstellungen ändern.

6. Betroffenenrechte Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,

• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,

• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,

• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,

• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen,

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen,

• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

7. Datensicherheit Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Februar 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website abgerufen werden.

9.Einsatz der KI Bürgerlotse Middleware auf kommunalen Webseiten

Zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit, Transparenz von Verwaltungsprozessen und Barrierefreiheit (zum Beispiel Mehrsprachigkeit) stellen wir mit KI-Buergerlotse.de eine Middleware-Lösung bereit, die von Städten, Gemeinden und anderen öffentlichen Einrichtungen auf deren Webseiten eingebunden wird.

Die Middleware macht Inhalte in strukturierter Form zugänglich, benennt zum Beispiel passende Verwaltungsleistungen, Zuständigkeiten und Ansprechpersonen und unterstützt Bürgerinnen und Bürger bei der Orientierung auf der jeweiligen Verwaltungswebsite.

Verarbeitete Daten

Bei der Nutzung der KI Bürgerlotse Middleware werden, je nach Einsatz durch die Kommune, insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Grundsätzlich werden nur die von Nutzerinnen und Nutzern eingegebenen Suchbegriffe beziehungsweise Fragen sowie die Inhalte der jeweiligen Website verarbeitet.

Personenbezogene Daten werden durch die KI pseudonymisiert und nicht für die Generierung der Antworten weiterverwendet.

Eine dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten findet nicht statt.

Sollten Nutzer versehentlich personenbezogene Daten eingeben, werden diese lediglich randomisiert verarbeitet und nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht.

Es erfolgt keine Profilbildung, kein Tracking zu Marketingzwecken und keine Verknüpfung mit anderen Datenquellen.

Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Rechtsgrundlage

Für die Verarbeitung durch KI Bürgerlotse als technischer Dienstleister gelten in der Regel folgende Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung der Middleware gegenüber unseren Vertragspartnern (Städte, Gemeinden, öffentliche Einrichtungen).

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die technisch erforderliche Verarbeitung zur sicheren, nutzerfreundlichen und barrierearmen Bereitstellung des Dienstes.

Für die öffentliche Stelle, die KI Bürgerlotse einsetzt, erfolgt die Verarbeitung in der Regel auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen nationalen Vorschriften (zum Beispiel § 3 BDSG) zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben, insbesondere der barrierefreien Bereitstellung von Informationen.

Die konkrete Ausgestaltung kann in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Kommune näher beschrieben sein.

Einsatz von Auftragsverarbeitern

Die Middleware wird von vertraglich gebundenen Dienstleistern gemäß Art. 28 DSGVO betrieben.

Sicherheitsmaßnahmen

Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher).

Eingaben und Anfragen werden nur für die Dauer der Sitzung verarbeitet, technische Protokolle werden ausschließlich zur Sicherstellung des sicheren Betriebs verwendet.

Protokolldaten zur technischen Sicherheit (zum Beispiel Fehlermeldungen) werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Der Zugriff auf die Systeme ist auf besonders befugte Administratorinnen und Administratoren beschränkt.

Wir verarbeiten Daten grundsätzlich bevorzugt innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur nach vorheriger Risiko und Transfer Impact Assessment und ausschließlich auf Grundlage der EU Standardvertragsklauseln sowie ergänzender Schutzmaßnahmen.

Bei der Auswahl von KI Modellen verzichten wir bewusst auf Anbieter mit Hauptsitz in den USA, zum Beispiel OpenAI oder Anthropic. Stattdessen setzen wir auf Unternehmen mit Hauptsitz in der Europäischen Union oder in Staaten mit einem von der EU anerkannten gleichwertigen Datenschutzniveau, zum Beispiel Kanada gemäß Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO.

Betroffenenrechte

Für die im Rahmen der Middleware erfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die in der jeweiligen Datenschutzerklärung beschriebenen Rechte der betroffenen Personen, insbesondere:

Auskunft

Berichtigung

Löschung

Einschränkung der Verarbeitung

Widerspruch

Datenübertragbarkeit

Betroffene können sich hierzu sowohl an die einsetzende Kommune als auch an uns als technischen Dienstleister wenden, soweit wir von der jeweiligen Verarbeitung betroffen sind.

Hinweis zur Verbindlichkeit und Haftung

Die durch KI Bürgerlotse bereitgestellten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine rechtsverbindliche Auskunft oder Entscheidung einer Behörde.

Insbesondere stellen die KI Auskünfte keine Verwaltungsakte im Sinne des § 35 VwVfG dar. Verbindliche Auskünfte und Bescheide erteilen ausschließlich die jeweils zuständigen Fachstellen im Rahmen des Verwaltungsverfahrensgesetzes.

Wir entwickeln und betreiben KI Bürgerlotse mit größter Sorgfalt, dennoch können Abweichungen oder Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Bei Zweifeln sollten sich Nutzerinnen und Nutzer an die zuständige Stelle der Verwaltung wenden oder die in der jeweiligen Website genannten Kontaktmöglichkeiten nutzen.